kintone利用で、情報伝達速度や生産性が向上!
案件状況を把握し、機会損失を防止可能な機能も活用

株式会社STEP様は「オフィスの"コスト"をもっと安く」を掲げ、経費削減で終わりではなく、削減した経費をどのように活用すれば従業員の生産性や満足度向上に繋がるかまで、「オフィスのトータルソリューションサービス」としてご提供しているベンチャー企業です。
同社は「アルテマブルー」も導入いただいていますが、「案件管理」や「顧客管理」、「受注管理」についての課題解決のためにkintoneを導入されました。
今回は、株式会社STEP　取締役の増田様にお話をお聞きしました。

企業情報や案件の管理を行えるサービスを検討

すでにアルテマブルーをご利用頂いていますが、kintone導入検討の経緯を教えてください。

アルテマブルーにはお客様から頂いた名刺を登録し、管理共有できる状態にあります。
しかし、アルテマブルーは名刺管理システムですので、企業情報や案件、受注管理などの管理をするには、そのためのシステムが必要だと感じていました。
kintoneにはアルテマブルーとの連携機能もあるので、検討を始めました。

Excelでの管理から、社内データを一括管理できるシステムへ移行を図る

kintone導入前の業務は？

まず、営業の流れですが、基本的にはテレアポリストから電話をかけていきます。
電話を掛けたお客様は、「不通」「断り」「アポ見込み」「アポ」のように分かれます。
「アポ」を取得したお客様を各自がExcelで作った案件管理表で進捗を管理していき、定期的に、案件情報を部門長が吸い上げて、部門ごとの案件管理表を更新しながら管理していく、という流れでした。

また、既存のお客様については、特に顧客マスタというのも作っておらず、受注管理や顧客管理などは管理部門がExcelで作成したもので管理をしていました。

課題だったのは？

大きな問題は情報伝達速度です。

アポ取得後の案件管理については、各自がExcelで管理をしていました。
そのため、案件状況知るには、営業マンからデータを吸い上げなければなりません。
さらには、データを自分が使いやすいように、加工し整理する必要があり、スピード感がない上に、手間もかかっていました。

また、受注管理についても、営業マンがあるお客様の受注情報を知りたいとなったら、管理部門に質問を投げ、管理部門が探して営業に伝える必要がありました。
情報伝達が上手くいかないことは、そのまま生産性の低下にも繋がっていたと思います。

そのため、会社のデータを一元管理するためのシステムを探していました。

情報システム部門なしに、手軽な運用/管理が実現する点を重視

kintoneを選んだ理由は？

まずは、低価格であること。そして、やりたいことができること。 ここについては全く問題ありませんでした。

決め手になったのは、情報システム部門がなくても運用/管理が可能であるところです。
弊社では、今のところ情報システム部門を設けておらず、元プログラマーや、元SEという人間がいません。
そのため、この点は非常に重要視していました。

実際に、画面から全て設定が可能なので、特に専門的な知識がなくても運用/管理が出来ています。
定期的に項目や運用を見直しながら改善を続けています。

情報伝達に加え生産性も向上し、機会損失も防ぐ

kintone導入の効果は？

情報伝達速度と共に生産性も向上しました。
実は、弊社では現在社員をどんどん増やしており、2年ほど前と比べると倍くらいの規模になっているのですが、管理部門の人数は当時と変わらない状態で維持できています。

年末に向けさらに増員する予定ですので、今後はさすがに管理部門も増員も考えていますが、生産性はかなり改善されたと思います。

さらに、案件状況の把握も楽になりました。
案件管理には「次回アクション日」を必ず入力させているのですが、これにより、「アクション漏れ」を随分なくすことができるようになりました。
小さな事ですが、「アクション漏れ」が大きな機会損失に繋がることもありますので、これまでより簡単に確認できるようになったことは非常に大きいです。

顧客情報を活かし、戦略的な提案を狙う

今後の展望は？

業務生産性については成果が出来てきているので、営業面の活用を加速させていきたいと思います。

まずは今回のkintone導入によって顧客情報の管理ができるようになりましたので、その情報を有効活用して行きたいと思っています。
そのためにもまずは、お客様の導入状況に加え、ポテンシャル情報の収集も進めて行きたいと思います。こういった情報を活用することで、戦略的にアップセルやクロスセル提案を行える状態にして行きたいと考えています。