アルテマブルーとkintoneの導入でExcel管理の課題を解決
営業方針を見直すきっかけを生み、今後の計画策定に貢献

まずは、貴社の事業内容をお聞かせください

弊社の事業は「ソフトウェア受託開発事業」「プロダクトサービス事業」「保守・運用事業」の3本柱となっています。

■ソフトウェア受託開発事業
・画像・映像
・組み込み・制御
・Webアプリ
・スマホアプリ

■プロダクトサービス事業
・映像・画像切抜きサービス 「RayBrid Matte Maker」
・2D3D映像変換システム「RayBrid ADDepth」
・ARサービス「Biz-AR」
・クラウドサービス「ちょこっとクラウド」

■保守・運用事業
・サーバ構築支援：AWSによるクラウド構築

営業データのExcel管理に限界を感じ、kintoneとアルテマブルーの導入を検討

導入のきっかけを教えてください。

数年前のことですが、営業データをExcelで管理するのではなく、きちんとデータベース化し、一元管理していこう！ということで、オープンソースのCRMを導入しました。

常に営業力強化というのは課題にあがります。
個々の経験に任せた営業から、しっかりとデータを活用した営業改善を行うことで、営業力強化につなげたいと考えていました。

しかし、当時のCRMは海外製で、かつ、日本向けにローカライズされておらず、非常に使い勝手が悪かったため、CRMを刷新し、仕切り直しをすることにしました。

このような経緯と、将来他部門にも展開する事を念頭に置き、今回の検討ポイントとして、使い勝手が良く、簡単にカスタマイズも出来るものを探していました。
それにヒットしたのがkintoneでした。

それと同時に、かねてより課題となっていた名刺管理についても同時に解決できないか、という話になり、kintoneと連携できるキヤノンエスキースシステムさんの「アルテマブルー」を選びました。

当時、どのような課題がありましたか？

今回は２つの部署に導入していますので、それぞれの部署についてお話しします。

まずは「新事業推進部」です。
こちらでは、主にプロダクトサービスの新規開拓を行っています。

数年前から既存顧客向けの受託開発に加え、自社プロダクト事業をスタートしました。
当時、新規開拓を進めていくには、営業データを活用することがより重要になる、との認識から、お試しの意味も含め海外製オープンソースのCRMを導入していました。
しかし、データのメンテナンスがしにくいシステムだったこともあり、データ活用という点では、満足のいくところまでは至っていませんでした。

もう一点は、「新事業推進部」は新規開拓を行っているため、展示会などにも出展し、大量の名刺を登録する必要が出てきます。
その名刺の登録を手作業で行っていたので、そこは課題になっていました。

もう一つは「営業部」です。
こちらは、受託開発の受注をメインとして、既存顧客への営業活動を行っています。

古くからの営業担当者も多いので、名刺管理についても顧客情報についてもそれぞれが自分で管理する、というのが当たり前になっていました。
営業会議では、会議資料をExcelで作っていたのですが、段々とExcelが増えてきて「何個Excelファイルがあるんだ1?」といった状態にまでなっていました。

さすがにこれではマズいよね、ということで、「新事業推進部」と一緒に導入を検討していました。

誰でも使いやすい操作性とSFAテンプレートに魅力を感じたのが決め手

kintone/アルテマブルーに決めた理由は？

営業部門をはじめ、将来的には総務、経理部門での利用も考えているので、ノンプラミングで簡単に使える点は大きかったです。
kintoneでは誰でも簡単にアプリが作れますので、CRM以外の使い方もできる点が魅力的です。
CRM＋αで利用し、常にログインするシステムにすることで、CRMの利用促進にも繋がりますし、コストパフォーマンスとして非常に良いのではないかと思い決めました。

名刺管理は選定する条件として、kintone連携できるものが条件でしたが、キヤノンエスキースシステムさんが提供している「kintone SFAテンプレート」が非常に魅力的で、「アルテマブルー」を導入するとセットで使えるということで決めました。

少人数からのスタートで、社内の理解促進に成功

導入に抵抗はありませんでしたか？どのように導入を進めたのでしょうか？

もちろんありました。

当初から、営業情報を一元化して管理していかないといけない、ということは認識していたのですが、とはいえ「なんでやらなきゃいけないの？」との意見もありました。

また、元々こういったシステム導入の推進力がそこまで強くないことも認識していたので、全社一斉の導入ではなく、まず「新事業推進部」からスタートしました。

そして、「新事業推進部」で成功事例をつくり、徐々に横展開をしていく、という方法を取っています。

そのため、最初に導入する「新事業推進部」での失敗は許されませんので、事業部トップの、強力なトップダウンで進めました。
「これをいれるぞ！！！」という感じで(笑)

ただし、もちろん単に「入れろ！」と言っていたわけではありません。
まず、少人数ピックアップし、とにかく実データを入力していきました。

そして入力したデータを見せながら、導入の狙いや方針、そしてメリットを何度も説明しました。
とにかく「これ使えば簡単だよ」ということを伝えることに一番気を配りました。

このような取り組みで、「新事業推進部」については問題なく運用が軌道に乗っていきました。

そして第二ステップは、「新事業推進部」の運用状況を「営業部」に共有することで、より具体的なイメージを持ってもらい、導入を進めることです。
実データの入った状態で共有することで、よりイメージしやすくなり、狙い通り「いいじゃん！これ」となりました。
現在「営業部」でも運用が軌道に乗るところまで来ました。

資料作成の工数を削減。さらには営業方針を見直すきっかけにも。

導入で得られた効果を教えてください

まずは「新事業推進部」です。

簡単にアプリを作れ、それを使いながら改善することができるので、非常に重宝しています。
また、大量名刺の読込については「アルテマブルー」を使うことで手入力がなくなり、非常に助かっています。

また、四半期に一回「管理職」だけが集まってキックオフミーティングをやるのですが、その際に、営業状況などを共有しています。
これまでは、その会議資料を作るためにかなりの手間をかけていたのですが、基本的なデータやグラフはkintone上でボタンをポンッで見ることができますので、多くの資料を作成する手間がなくなりました。
一部、作成する資料についても、基本的なデータはkintoneにありますし、さらにkintoneからは必要な項目のみを簡単に出力できるので、Excelでの加工、集計の手間も随分楽になっています。

もう一つ大きな変化がありました。
弊社の営業では、案件のきっかけは「電話問い合せ」や「Web問い合せ」、「TELアポ」など様々なケースがあります。
データが溜まってきた段階で、改めて案件のきっかけごとのデータを集計し分析してみると、想定以上に「Web問い合せ」のインパクトが大きいことが見えてきました。

実はそのような結果を受けて、会社の予算割合について、「広告宣伝費」の方針見直しがありました。
元々やりたかった、営業データを分析した結果から、次のアクションの計画を立てるというところまで来ていると思います。

「営業部」はまだ発展途上ですが、ようやく、営業データを蓄積し、皆で共有する土台が整ってきた、といったところです。
実は、これまでExcelでやっていた時は入力を面倒に思う人もいましたが、kintoneには圧倒的に入力してくれます。
簡単に項目の変更ができるので、自分たちで必要な項目を追加したりすることで、徐々に有用性を理解してくれているようです。

「営業部」では既存顧客が多いため、案件管理よりも、「いつ」「どこにいったのか」といった情報や、顧客情報の共有が必要になります。
これまでは、“共有“という概念がなかったのですが、ようやく整ってきたと感じています。
徐々に共有データを基にした情報交換もするようになってきているので、ここからさらに踏み込んでいき、営業活動を戦略的に行えるようにしていきたいと考えています。

「kintone SFA テンプレート」で、整備されたデータベースを構築

さらに、共通の効果として、データ管理もあげられます。
アルテマブルーとkintoneの連携の導入の際に、「kintone SFAテンプレート」も導入しました。
こちらは、名刺データをkintoneに取り込むだけではなく、取り込んだデータのクレンジングも簡単にできるような機能があります。
「名寄せ」機能や「重複チェック」機能によって、重複データの登録が最低限に抑えられ、懸案の一つでもあったデータ管理についても解決することができました。
大量の名刺をkintoneに連携しても、ダブっているのがすぐわかりますし、適当に企業情報を入力しても、すでに登録済みの際は重複チェックが走ります。
それによって、これまでよりも格段に精度よくデータ管理ができるようになり、手間も減りました。
きれいなデータベースを維持することはデータ活用の重要なポイントなので、非常に助かっています。

全社導入で社内の情報を共有できる体制を目指す

今後の展望を教えてください

実は、すでに第三ステップの波が来ています。
全社展開です。
まずは技術部門の部門長にアカウントを持たせて、名刺情報や顧客情報の一元化を進めていく予定です。
技術部門の部門長クラスですと、自分で営業案件を持っていますので、そのような情報も全社でしっかりと共有できる体制を作っていきたいと考えています。

最後に一言

今回、アルテマブルーとkintone、そしてkintone連携をキヤノンエスキースシステムさんにお願いしたのですが、非常に丁寧に対応していただき、それがあって、安心感を持って導入できたのではないかと感じています。
サービスの質そのものも良いのですが、キヤノンエスキースシステムさんを選んで良かったと思っています。