納期90％短縮！22％のコストダウン！精度も限りなく100％に！名刺データをSFAシステムと連携して業務プロセスを最適化

インプレスグループのエンタープライズ関連メディアを手がけるメディア社

まずは事業内容をお聞かせください

株式会社インプレスビジネスメディアは、インプレスグループでエンタープライズIT関連メディア事業を手がけているメディア社です。事前登録制、選考により無料で購読いただけるIT専門誌「IT Leaders」（IT専門誌として国内最大規模の46,611部）の発行を主力事業としており、その他「データセンター完全ガイド」「Web担当者Forum」「Think IT」などのIT関連メディア事業を展開しています。これらのメディア活動を通して、企業ニーズに応じカスタマイズした出版物や販促物制作、イベント/セミナーの開催など、様々な法人向けソリューションサービスを提供しています。

名刺の入力業者依頼までのタイムラグとデジタル化の精度が課題

どのようなことが「課題」だったのでしょうか？

当社が発行する「IT Leaders」は、読者登録をする際に、お客様の業種・職種、ITに関する関心事項などの属性アンケートにお答え頂くことにより読者選考を行い、認定された方にのみ無料で本誌を送付する、いわゆるコントロールド・サーキュレーション方式を採用しています。｢IT Leaders」の価値を高め、今後のビジネス拡大に繋げていくためには「新規読者の確保」は最も重要になります。

より多くの読者獲得を目指し、全社員がお会いして交換した名刺を会社の重要な資産と位置付け、当社ではSFAシステムを導入して、全社の顧客情報を一元管理しています。

従来、当社では顧客情報の入力に関しては、日々交換させていただいた名刺や、展示会やセミナーの開催等で集めた名刺を担当者が毎日回収して、入力業者にデータ化を依頼し、その後、SFAシステムにインポートしていました。しかし、入力業者による名刺のデータ化は、ある程度まとまってからの依頼となるため、最短でも10日前後の時間が掛かっていました。

実際には、1ヶ月分まとめた名刺を月次発注するため、名刺回収からデータ化まで最長で1ヶ月半程度待つことになります。

それに加えて、精度もまちまちで不安定だったため、納品データは必ず再チェックする必要がありました。いわゆる「目検」をする現場スタッフの手間も無視できないものでした。

アルテマブルー導入によりSFAシステム運用に関わるプロセス全体を大幅に合理化

「アルテマブルー」をご採用いただいた経緯は？

名刺をスキャンするだけで、原則翌営業日までにほぼ100％の精度で名刺情報をデジタル化できる、というところに大きなメリットを感じました。また、デジタル化した名刺データは、アルテマブルーのシステムで直接利用できるだけでなく、簡単に抽出できて、当社のSFAシステムへも容易にインポートすることができる点が評価対象でした。

実際にご利用いただいたご感想は？

期待通りかそれ以上の効果がありました。名刺のデータ化からSFAシステムへの入力までに掛かる時間を大幅に短縮することができましたし、また、入力業者への発注の際必要だった、依頼用フォーマットに合わせて名刺のコピーをとる手間が無くなり、担当者の業務が大幅に軽減されました。ほぼ100％の精度でのデータ化により、納品データを目視で精査するプロセスも必要もなくなったので、SFAシステムの運用に関わるプロセス全体を大幅に合理化、改善することができました。

導入効果

展示会来場者へのお礼メールも、翌日に配信

導入効果はいかがでしょうか？

社員が日々交換する名刺をはじめ、展示会やセミナーにご来場にいただいた方なども、回収したすべての名刺をデータ化して管理しています。

例えば、展示会で集めた名刺について、最短で翌日に来場御礼メールが配信できるようになったことも、大きなメリットと言えます。

名刺交換させていただいた方の情報は会社の重要な資産です。アルテマブルーを導入することで、簡単に高度な名刺管理（顧客管理）が実現でき、 SFAを導入していない企業でも、アルテマブルー単体でも大抵のことを実現できると思います。

インプレスグループ内でも、企業向けビジネスを推進するグループで、本システムをより有効に利用できないか、新しい活用方法を模索中です。

最後に、「IT Leaders」のバックナンバー（2009年2月号）では、名刺データ管理サービス/ソフトに関する記事を掲載、アルテマブルーについても当社編集部より取材させていただきました。今後も関連した情報を網羅してまいりますので、企業のIT化に取り組む関係者の皆様より、ぜひ無料購読にお申し込みいただければ幸いです。（マーケティング局　局長　村田 哲史）

詳細、申し込みはこちら：http://it.impressbm.co.jp/registration

※2009年時点での取材に基づく掲載です。
株式会社インプレスビジネスメディアは、現在 株式会社インプレスに合併・社名変更しています。