コストと拡張性が決め手！
自社だけのテンプレート作成を手間なく実現

まずは、貴社の事業内容をお聞かせください。

弊社は明治時代に広島で創業し、今年で128年目を迎える会社です。
印刷を事業基盤として、業務拡張を行ってまいりました。

現在、日本の学術情報を世界に向けて発信している、学会様や協会様に向けて「学会誌の発行サポート事業」や、主に広島県を中心とした医師会・労働組合・一般企業様などに向けて、印刷物やWEB媒体を中心とした広告販促物全般を企画・提案・制作する「各種団体・一般企業様サポート事業」を行っております。

「学会誌の発行サポート事業」では、学術刊行物は近年電子化が進んでいることもあり、いち早く電子化対応に取り組んでまいりました。
学術情報を世界に向けて発信するためには、標準化された規格に則ってデータを制作する必要があります。
そのデータ制作を受託しているのは、日本では弊社を含めて数社程度です。

顧客データの社内共有や進捗管理を円滑にすすめるため、SFAサービスを検討

当時の課題を教えてください。

日頃から担当顧客の情報は、各自でしっかり管理しておりましたが、名刺はそれぞれが紙で管理をしていたので、せっかくの資産が社内で活用できていないことが課題でした。
弊社はBtoBのビジネスを行っているため、「顧客＝法人」を軸に名刺をデータ化し、情報管理する必要があると感じていました。

学術関連事業では、学協会内で各委員会(編集委員会など)委員の方々と名刺交換をさせていただきます。
名刺に記載されているのは委員の方が所属する大学や企業に留まることがほとんどですが、どの先生がどの学会に所属しているか、といった情報を整理して紐づけることが重要になります。
この管理を徹底するためにもSFAツールで情報管理する必要性を感じていました。

また、最近では新規案件の問合せが増えてきているのですが、数が増えてきたことで進捗管理ができなくなってきました。
数が多くなると内容を忘れることも多くなり、営業担当に同じことを何度も聞くような状態にまでなっていました。
このような課題を解決するために、名刺管理＋SFA/CRMができるソリューションを探していました。

判断基準としてコストと拡張性にポイントを絞って選定

検討の手順は？

現在、MAの導入も進めているのでMAとの連携や、将来的には基幹システムとの連携も考えていきたいので、将来を見据えて検討していました。

今回は、名刺管理＋SFA/CRMのセットで検討をしていたのですが、取り掛かりとして様々な組み合わせを考えていました。
先ほどの課題解決に重要なのはSFA/CRMですので、まずは「SFA/CRM」に目星をつけて、そのシステムで連携しやすい「名刺管理」という順番で検討しました。

検討のポイントのひとつは、コスト面です。
ただコストと言っても、コストをかけて良いところと、かけてはいけないところを明確に分けていました。
名刺管理に関しては、弊社では名刺交換の機会がそこまで多くはないですし、データはSFA/CRMに連携して使っています。
名刺情報単体で利用することは少ないため、名刺管理には極力お金をかけないようにすることをマストとしました。

一方で、SFA/CRMは営業情報の中心となるデータベースですし、今後のシステム活用の核となるシステムなので、ある程度のコストがかかってもOKと捉え、コストにもメリハリをつけました。

もうひとつの検討ポイントは、拡張性です。
将来を考えた時に、より簡単に素早く柔軟に拡張でき、かつ他システムとの連携を実現できるかというのが、大きなポイントでした。

導入の決め手を教えてください。

拡張性といった点では、kintoneが弊社のニーズに非常にフィットしており、かつコストも魅力的でした。
さらに、kintone自体のカスタマイズも容易で、ユーザレベルでの改良が容易な点も大きなポイントになっています。
そこで、まずはkintoneの導入を決めました。

次に、kintoneと一番うまく連携して、ツール提供もあるという面ではアルテマブルーが一番優れていましたので、名刺管理はアルテマブルーに決めました。

目指す将来像と照らし合わせて検討した結果、この選択がベストだと思っています。

貴社ではkintoneで「SFAテンプレート」をご利用頂いておりますが、操作性はいかがでしょうか。

非常に使いやすいです。
弊社では、名刺を取り込んでkintoneに連携する運用担当者と、その後のSFAテンプレート側の運用担当者を分けていますが、どちらの操作についても悩んだり迷ったりは一切なく利用できています。

誰でも迷いなく使える操作性だから、自社だけのテンプレート作成も手間なく実現

導入で得られた効果を教えてください。

案件進捗管理で効果を実感しています。
これまでとは明らかに変わりました。
「案件管理」アプリに情報を集約し、知りたい時、すぐに顧客ごとの案件進捗が分かるようになりました。

また、月に1回、新規・既存案件に関わらず営業の進捗状況を確認する会議があるのですが、ありがたいことに会議用に資料を作る手間がなくなりました。
現在は、「取引先担当者管理」アプリや「案件管理」アプリ等に必要な項目をカスタマイズし、日々、営業活動のためのデータを入力することで、kintoneの一覧画面が自動的に会議資料にもなっています。

あとは、kintoneに蓄積されたデータを色々と集計・分析することを始めているのですが、それによってこれまでの認識と違っている事実に気づけたことです。
例えば、これまでは売上〇〇円くらいの案件が多いという印象だったのですが、実際に集計をしてみると△△円以上の案件が圧倒的に多かったんです。
これは全く想定していませんでした。
WEBからの新規の問合せもSFAツールで一元管理できた結果、案件に対する売上構成比の変化も分かるようになりました。

今後は、そのデータに対して、各案件規模ごとの受注数を加えることで、案件規模ごとの受注率を割り出し、さらに突っ込んだ検討をしていきたいと考えています。

また、データを分析するだけではなく、チームでの振り返りも非常に重要だと考えていますので、今では週に1回kintone会議をやっています。
会議では、案件進捗の確認に加え、SFAツールにどのような改良を加えるか、または運用を改善したらいいかといった意見交換をしています。
例えば「会議資料として見る場合に、顧客進捗状況がもっとこういう風にした方がわかりやすい」とか。
他には、弊社では定期案件も多いので、「受注後、プロジェクトが開始される予定日」のような項目を入力しておくことで、今後の制作作業予定が立てやすくなるので入れるようにしよう、といった議論をしています。
これからも、継続して改善を続けていきたいと思っています。

顧客情報の蓄積で、マーケティング活動を意識した切り口での分析に意欲

今後の展望を教えてください。

案件進捗管理については、徐々に形になってきているので、今後はもう少し営業活動の全体を、マーケティングの視点で見ていけるように、SFAツールを利用したいと思っています。
例えば、様々なセグメントを切った上で、セグメントごとの売上や粗利、粗利率や受注率などを可視化する等です。
売上であればどのセグメントが多いか、平均受注単価や粗利率の現状や変化、など一目でわかるようにしたいですね。
「売上」を漠然と見るだけではなく、細かく分解して見ることで、勝てる市場の発掘や、強みの生かせるセグメントの発掘などに繋げていきたいと思います。

そのためにも、顧客情報や案件情報をさらに充実させて、これまで考えていなかった切り口での分析もしていきたいと考えています。

製品についての要望など。

ん～～～。。。
正直ないですね。
非常に素晴らしいと思います。

最後に一言

現在、ざっくりではありますが、将来の社内情報管理システムの青写真を描いています。
今回のシステム導入にあたって、その青写真を共有しながら各社さんのお話を聞きました。
弊社のゴールを見据えた上での最適なアプローチを提案してくれたのは、キヤノンエスキースさんだけでした。

現在、キヤノンエスキースさんとお取引をさせて頂いていますが、当初は、正直コンサル的な視点からも、これだけヒントになるアドバイスを聞けるとは思っていませんでした。
また、名刺管理、SFA/CRM以外についても、とてつもなく重要なヒントをいただいていて、その点については全く想定をしていませんでしたので、ラッキーだと思っています。