貴社のシステム選定、それで大丈夫？

デジタル上での情報管理が当たり前になった現代。
CRM、SFA、名刺管理サービス、さらにはマーケティングオートメーションといった様々なITシステムが、続々と登場しています。
情報管理のみにとどまらず、その情報を活用して新しい施策に活かせる高機能なツールも多く、「こんなことまでできるんだ！」と、どれも魅力的に見えてしまいます。

しかし、ちょっと待ってください。
そのツールは果たして本当に、貴社の実業務にフィットし、組織に定着するものでしょうか？
「便利」、「先進的」、「高機能」…。
確かに魅力的ですが、そんな風にシステム導入を決めてしまうのは危険です。

CRMベンダーという弊社の立場から述べさせていただけば、導入にあたり最重要視すべきなのは、今も昔も「成果に繋がるか否か」です。

目的意識が明確でないシステム導入では、成果が出ないどころか、定着すらせずに終わってしまうことが多々あります。
「このツール、すごく便利そう。よし、導入だ！」…と、最初から導入ありきで話を進めてしまうのは得策ではありません。

では、どのようにシステム導入を進めていくのが適切なのでしょうか。

システム導入の進め方

私どもの考える、あるべき「システム導入の進め方」は下記のような手順になります。

1～6のステップを経て、「課題解決や目的の達成としてITシステム導入が妥当である」という結論に至って、はじめてシステム選定のフェーズに入るのが適当なのです。
このように十分検討した結果、本当に改善すべきは社内のリソースだったり業務フローだったりするかもしれませんね。
「システムありき」という考え方は、いったん置いておきましょう。

1～6のステップの中でも、特に1.の「目的の明確化」は非常に重要なポイントです。

ITシステムが上手く定着しない企業は、「このシステムで何ができるか？」という発想で検討をしているケースが多いと感じます。

ITシステムとは、導入することそれ自体が目的ではなく、現状をより良くするためのツールです。
その選定に際しては、そもそもの課題や目的を明確にし、「何をするために、システムを使うのか？」という発想のもとで検討を進める必要があります。

目的を明確に定義することが、実際の導入に向けて非常に重要なことであることは言うまでもありません。
ここからさらに、「自社に必要なサービス」が簡単に見えてきます。

こちらは弊社の名刺管理サービス「アルテマブルー」の「導入に向けた＜虎の巻＞」ですが、システム導入時に考えるべきポイントについて解説しています。
無料でダウンロードできる資料なので、よろしければご参考にしてください。
http://ultimablue.jp/download.html

それでも起こる、導入後のミスマッチ

しかし、ここまでをしっかりと行った上で導入したにも関わらず、それでも上手くいかないケースも多々あります。

システムの導入後、このようなことを感じたことがある方は少なくないのではないでしょうか。

「あれ？...思っていたのと違う！！」と。

いわゆる、「導入後のミスマッチ」です。
このミスマッチが起きる一つの理由は、システム選定過程にあります。
特に、システムベンダーとのやりとりには注意が必要です。

こんなコミュニケーションをしたのにも関わらず、「使ってみたら、思っていたようにいかない…」となってしまう。これはなぜでしょうか。

それは「できる」という言葉の意味が、お客様側とベンダー側で異なっていることが原因です。

■ベンダー側

・どのような方法であれ、実現できるかどうか。
※運用回避によってできることも「できる」と言う

■お客様側

・日常業務において、現場のユーザーが使いこなすことができるかどうか。
※実現できるものの、現場が使いこなせないような複雑なフローによるものは「できる」とは言わない

もちろん、できないことを「できます！」と言う営業はほとんどいないでしょう。
ベンダー側も嘘を言っている訳ではなく、同じ日本語であるはずの「できる」の認識が違うのです。これをご理解いただいた上で、ベンダーとやり取りをする必要があります。

そのため、「できる」「できない」の機能評価のやり取りに終始するのではなく、「どのように」できるか、という具体的なフローも含めて確認することを忘れないようにしましょう。

よくよく聞いてみたらものすごく工数がかかり、かえって業務を圧迫する…となれば、導入は「ちょっと待った」となるかもしれませんね。

それを防ぐためには、やはり、ベンダー側としっかりとコミュニケーションを取れるようにしておくことがポイントです。
加えて、「無料トライアル」があれば、かならず実施するようにしてください。
「ITリテラシーがあまり高くない」と自覚されている企業様については、実施を強くお勧めします。
どれだけ丁寧な説明を聞いても、実際使ってみないとわからないことが多いのも、こういったITシステムの特徴です。

十分に話を聞き、疑問点をなくした上で、実際に使ってみる。
そうすることで、導入後ミスマッチのリスクは相当減らすことができます。

「検討にあまり時間を掛けたくない」というお客様もいらっしゃいますが、契約後にミスマッチに気づいても、時すでに遅し。
使えないツールを半年、1年と使い続けることになりかねません。

せっかく予算を取って導入するのですから、検討にもじっくり時間を割いていただき、最適なシステムを導入して、業務改善や成果向上に繋げていただきたいと思います。

さいごに

名刺管理サービスのアルテマブルーでは2週間の無料トライアルが可能です。
そのトライアル期間中に無料で導入コンサルティングも行っております。
具体的な導入の流れについては下記のページで紹介しております。
http://ultimablue.jp/flow/index.html

トライアル期間で実際に業務の中でご利用いただき、継続した運用が可能かどうかのご判断ができますので、ご納得の上、安心してご導入いただけます。

ぜひ、ご利用下さい！

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