35年以上の実績を持つ「機密文書の情報抹消サービス」専門企業

まずは、貴社の事業内容をお聞かせください。

「機密文書の情報抹消」をメイン事業としており、サービス名称は「抹消仕事人」として「機密文書の情報抹消サービス」を提供しております。
一部上場企業から中小企業まで沢山の企業様にご利用頂き、首都圏を中心に5000社の企業にサービスをご利用頂いております。

弊社は祖父が昭和８年に創業し、当時は古紙販売からスタートしました。
「機密文書の情報抹消サービス」は昭和50年代からスタートしておりますので、35年以上の実績があります。

実は、「機密文書の情報抹消サービス」を専業でやっているのは非常に珍しく、多くの企業は「古紙の問屋」や「運送会社」「廃棄物業者」が一業務としてやっていることがほとんどで、専業企業は日本でも数社しかないのではないでしょうか。

このサービスの発端は、古紙回収の取引先であった銀行から機密文書の情報抹消について相談があり、その要望に応える形でスタートしました。
その後、個人情報保護法が施行され、銀行以外にも同様のニーズが出てきましたので、そのような企業様に便利に使っていただくために、分りやすいサービスにして本格的に世に提供し始めました。

それが、「抹消仕事人」という名前で「１箱○円」という形で提供しております。

このような事業であるが故に、やはり「信頼」と「コミュニティ」の構築が非常に重要なポイントとなります。

顧客企業の担当者管理に課題

名刺管理サービスを導入しようとしたきっかけは何ですか？

当時、顧客管理に用いていたのは、一つの企業に対し一人の担当者しか登録できないシステムでした。しかし、同じ取引先の中で「総務部」「管理部」「人事部」、または「課長」「部長」のように、複数担当者とお付き合いするケースも当然出てきます。「名刺はあるのに登録できない担当者」の管理に課題を感じ、名刺管理サービス導入を検討し始めました。

信頼できる知人の太鼓判で導入を決意

アルテマブルー導入の決め手は何でしたか？

きっかけは、一言で申せば、知人からの紹介です。
前述のような名刺管理についての課題を、知人に相談をして情報収集をしていく中で、一番信頼できる方が「アルテマブルーがいいよ！」と推薦されたことが大きな理由です。

実は、名刺の管理と合わせて一斉メール配信機能も利用したいと考えていたのですが、その知人が「アルテマブルーであれば両方バッチリだ！」と言っていただけたのが決め手となりました。

手間の削減とメールマガジン配信で大きな効果を実感

実際の導入効果は？

大きく２つの面での効果を実感しています。

まず、名刺データの「登録」、その後の「検索」と、基本のオペレーションが簡単なので、わずらわしい手間がなくなり助かっています。
例えば、誰かに電話をかけようとする際、以前は自分で保管している名刺から探さなければならないのが非常に大変だったのですが、今では「アルテマブルー」で必要な担当者情報をパパっと検索して、すぐに電話をかけることができるようになりました。

弊社では、「アルテマブルー」をこのように顧客担当者台帳としても活用しています。

また、月に一度、お客様に対して「アルテマブルー」から一斉メール配信をして、お客様と定期的に接触をし、関係を築く上でも役立てています。

メールの内容も工夫しているそうですね。

はい。一般的なメルマガのように「今月のキャンペーン」といった会社の宣伝もありますが、やはり、あまりにも営業色が強いメールだと読んでいただけないと思いますので、その他はお客様により親しみを覚えていただけるような内容を心がけています。

その一環として、社長自身が現場で感じたことや考えたことを分かち合うコーナーを設けています。弊社のような事業では、最高責任者が「何を考え」「どのような思いで仕事をしているのか」という事は、お客様にとっても非常に重要な事だと思いますので、それを分かち合う場として活用しています。

また、お遊びコーナーも用意しています。
私の趣味が日本酒なものですから、「今月の一杯」として地酒をご紹介しております。

最近では、「このお酒はどこで売っているんですか？」という質問もいただけるようになりました(笑)。

実際にメール配信を始めてみて、やはり「単純接触効果」はあると実感しています。
私自身がお客様先にお伺いすると、「川﨑さんはそんな風に考えているんだね」、「だから、抹消仕事人さんはこのような会社なんだね」という所から話が発展する事が、しばしばあります。

弊社ではメール配信のほかに、アナログな方法でお客様と接触する機会があります。月一回の手作り通信の送付と、営業担当者やドライバーのお客様へのご訪問です。
もちろんこれらアナログの手段も効果を発揮していますが、メールが優れているのは、「手間」と「コスト」が掛からないので、タイミングよくスピーディーに効率的なアプローチができる点です。

今後もデジタルとアナログ、両方の手段を用いて、お客様とより強固なコミュニティを築いて行きたいと考えています。

ターゲットごとにメール配信を行い、さらなる信頼の構築をめざす

今後の展望

さらにメールを有効に活用して行きたいと考えております。

「アルテマブルー」では名刺へのフラグ付けだけでなく、自由に項目を作成する事ができるので、お客様の「特性」など、細やかな情報管理が可能です。
その情報からターゲットを絞り、それぞれのターゲットに合ったより有益な内容のメールを配信していくことで、お客様との「信頼」と「コミュニティ」の構築に繋げて行きたいと考えております。