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知らないとマズい?退職者名刺管理あれこれ(後編)

前編では、一般的な名刺管理サービスの「退職者名刺管理方法」として、退職者が持っていた名刺を後任の営業担当者などに「引継ぎ」をし、その上で退職者のアカウントを削除するという方法をご紹介しました。

しかし、この引継ぎ方法では、ある問題が起こり得ます。
後編では、具体的にはどのような問題が生じるか、わかりやすく解説していきたいと思います。

会ったことが「ない」のに、人脈は「ある」!?

例えば、名刺管理サービスを利用している企業のある社員が、退職をすることになったとしましょう。
退職する社員は、冒頭で述べたような一般的な方法で、自分の保有している名刺データを他の営業部員(図1の社員Aとします)に名刺をしっかりと引き継いで退職します。
退職する社員は、「これでやり残したことはない」と清々しい気持ちさえ抱いているかもしれません。

では、何が問題なのでしょうか?
図2、図3を使って、具体的に見てみましょう。

図中の① ②は以下の人物だとします。

① 木村みどり:退職者から名刺を引継がれる
② 相原タロウ:退職者

これは「相原タロウ」がまだ在職時の人脈マップです。
唯一「アルテマ太郎」と接点を持っていることがわかります。

次に図3をご覧ください。
「相原タロウ」の退職に伴い、名刺を「木村みどり」に引継いだ後の人脈マップです。

いくら引継ぎを受けたとはいえ、「木村みどり」からすれば「アルテマ太郎」は「お会いしたことがない方」です。
しかし、「木村みどり」が自分でそれを把握していたとしても、それ以外の社員から見たときに、「木村さんはその人達と接点がある」ように見えてしまうという、人脈情報の「ひずみ」が生じてしまうのです。
これが、一般的な退職者名刺管理の方法に潜む大きな落とし穴です。

人脈情報は、正しく明確に残してこそ有用なもの。可視化できない「ひずみ」が生じていては、コミュニケーションミスにも繋がりかねません。

このように、「人脈管理」と「退職者名刺の管理」を両立するのは意外に難しいことが、おわかりいただけたでしょうか。

では、ここからは、宣伝もかねて少しだけアルテマブルーの機能をご紹介させていただきます。

アルテマブルーの退職者名刺管理

アルテマブルーでは「退職者が持っていた名刺の管理」と「人脈管理」の両立を簡単に実現することができます!

設定により、退職者アカウントを削除することなく課金対象から外すことが可能で、さらに、退職者の情報と退職者アカウントに紐づいている名刺データはそのまま閲覧可能な状態にしておくことができます。
※図4参照

また、図5のように人脈マップからも退職者の繋がりを見ることも可能です。

退職者名刺管理は、名刺データを他の営業マンに引き継ぐという処理が一般的という話をしてきましたが、現場の実務を考えるとこの方法はあまり実用的ではありません。

先ほども述べた通り、アルテマブルーでは退職者アカウントを課金対象から外した状態でも、人脈を閲覧可能にしておくことが出来ます。
この機能を利用して、あるお客様では以下のような運用をしているそうです。

  1. 1. 後任の営業マンは、退職者アカウントに紐づいている名刺を見ながら架電
  2. 2. 実際に会いに行って名刺交換
  3. 3. 帰社して名刺を登録

このようにすることで、人脈情報の「ひずみ」がなくなり、「退職者が持っていた名刺の管理」と「人脈管理」の両立をしていただいています。

今後、特に営業部門での名刺管理サービスの導入をご検討なさる企業では、導入後のミスマッチを防ぐためにも、「検討中のサービスは退職者が持っていた名刺をどのように扱っているのか」という点にも十分に着目して選定を行っていただければと思います。

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