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知らないとマズい?退職者名刺管理あれこれ(前編)

みなさんの会社で退職者が出た際、その社員が個人で管理していた名刺の処遇に関して、決まったフローはありますか?

現状ではこのような名刺の管理はしていないケースがほとんどのようです。
しかし、最近弊社にご相談にいらっしゃるお客様からは、この「退職者名刺管理」を徹底したいというご要望が聞かれる機会が増えてきました。
では、そもそも、「退職者名刺管理」をしていないことによってどのようなデメリットが生じるのでしょうか。

退職者名刺管理を「しない」ことによるデメリットとは?

ご自身で転職経験のある方は、少し思い出してみてください。
重要顧客やHOTな案件についてはしっかりと後任に引継ぎをしていることでしょう。
しかし、それ以外の「現時点では見込みが薄そう」と判断した件については、特に引継ぎをせず、そのままにすることが多いのではないでしょうか?

しかし、あるタイミングではビジネスに繋がらなかったお客様が、案件やタイミング次第で非常に重要なビジネスパートナーになる…という可能性は、充分にあります。

そんな時、重要になってくるのがコネクションの有無。営業活動をされている方ならご存知の通り、ゼロからアポ取りをするケースと、自分は会っていなくても過去に自社の社員が会っていた方にアポ取りをするケースでは、確実に成功率が変わってきます。

ところが、退職者がすべての案件を引継がず、名刺を個人的に持ち帰ったり処分したりしてしまうと、せっかくの「企業資産」であるはずのお客様との繋がりは、すべて失われてしまったことになるのです。
これは重大な機会損失と言えるでしょう。

「あれ?そういえばあいつ(すでに退職した社員)、〇〇社に訪問してたよな?」
「あいつ、▼▼社の□□さんの名刺持ってなかったっけ?」

「でも、もう辞めちゃったし今となっては何もわからないよなあ…」

このようにビジネスチャンスを逃すことのないように、退職者が持っていた名刺も含め、しっかりと会社主体で管理をすることが重要なのです。

名刺管理サービスで「退職者の名刺」も「企業資産」に

では、ここからは、名刺管理サービスでどのように「退職者が持っていた名刺の管理」をするのかについて触れてみたいと思います。

営業活動で交換した名刺は、名刺管理サービスに登録することで、名刺データを企業資産として一元管理可能です。
そのため、仮に退職してしまった人が紙の名刺を持って辞めてしまったとしても、名刺情報は企業資産として保有し続けることができるのです。
また、名刺管理サービスにはその名刺の人物との「コンタクト履歴」を残せるので、「いつ、誰と、どのような話をしたのか」という情報も名刺に紐づけて管理できるようになります。

名刺管理サービスの落とし穴

しかし、多くの名刺管理サービスはIDごとに課金される料金体系のため、社員が退職した後、退職者のIDを削除しないと課金され続けてしまうという難点があります。
そのため、退職者が持っていた名刺を後任の営業担当者などに「引継ぐ」作業を行った後には、アカウントの削除が必要です。

1.退職者の保有名刺データを、他の営業マン(社員A)に引き継ぐ
2.退職者アカウントを削除する

名刺データの引継ぎ後は、退職者のアカウントの削除が必要イメージ

一般的な名刺管理サービスではこのように「退職者が持っていた名刺の管理」をしているのが現状です。
しかし、このやり方では問題もあります。
どのような問題が起こるのか、そしてその解決策については、後編で詳しくご紹介していきます。ぜひお読みください。

後編へ続く >

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